行程表没排满 不等于闲闲没事干(图)
行程表没排行程,不等于闲闲没事干。(图片来源:Adobe stock)
如果你认为有必要让自己看起来很忙,以充实的行程表向世界证明你很重要,那么就会一直想把行程塞满,觉得什么事可能有趣就列到行程表上,有空档就答应别人提的事项。
人们希望自己能被列进副本转发名单,没受邀开会就不爽,并非真心希望行程表有空白,一旦出现了空白时间,便立刻拿起手机查看信件和讯息。
伊迪丝.华顿对人性有一针见血的观察。她在1927年的小说《暮光之眠》中挖苦对空白的恐惧,故事里忙碌的女主角宝琳.曼福德(Pauline Manford)永远有开不完的会,要是与帮佣见面和参加慈善委员会之间有15分钟空档,就赶忙塞进新迷上的灵性追求活动,任何一小时的空白“仿佛世界匆匆前进把她抛下”。光是想到世界没有自己也会运转,她“就感到头脑发昏”。
杰夫并不是这样想,“就算我的行程表很空,也不表示我闲闲没事干。”
依赖会议的管理文化有其机会成本。当大家整天都安排开会,就会等到开会时才做决定,而那时间可能离现在还很久,毕竟其他人也有一堆会议要安排。杰夫宁可授权给一起共事的金头脑,让他们依照具体目标自行做决定(这恰巧也是《全新一分钟经理》的建议),而且大家必须留出空档以便找得到人。
他没有成天开会,其他人知道有事可以打电话或直接过去找他,而他已在飞机上做了需要完整时间专心处理的工作,所以欢迎别人临时过来谈谈。
杰夫没有成天开会,所以有余裕处理员工临时提出的问题,即使是重大问题也没关系,来者不拒。从本质来看,开会其实额外浪费了很多时间。
无论一场会议需要处理多少事,通常会安排三十至六十分钟,而且开会前后的时间容易被浪费,比如某人上午十点要开会,大概从九点四十五分开始就不会做需要费神处理的事,而开完会后又会进行例行公事:查看信箱,顺便瞄一下喜欢的应用程式,因此一小时会议很容易占掉九十分钟。如果下一小时又有另一场会议,两场会议之间大概只有不到三十分钟可用。
这本身形成恶性循环。别人认为你没开会就不会工作,所以靠排定会议逼你完成工作。他们把事情留在会议上讲,原因是认为你不会读信,而不读信的原因在于你要开很多会,多数信件都是在排定会议。
为了打破恶性循环,你必须有意识地不把行程排太紧。杰夫说:“这跟水一样,有空隙就会流过去。你必须很勤劳地说:‘今天不行。’”他会向人表示彼此不必会面;如果认为别人能把事情处理好,则婉拒开会的提议;别人不必预约就能直接打电话给他;如果是在走廊上碰到时谈个五分钟即可解决的事,就不要约两天后一起开三十分钟的会来处理。
这些做法也许有些冒险,但杰夫发觉看似不太忙还不错,并且有意外的好处,例如:别人会向他提新专案。事实上,当初母公司之所以把全球业务分派给杰夫,正是因为他看起来好像有余裕应对。
每个人都能把时间塞满,但有些高手选择不要塞满─无论在工作或家中都一样。杰夫说:“重要的不只是说‘好’,还有说‘不’。”
本文整理、节录自萝拉.范德康《要忙,就忙得有意义》一书
责任编辑:皇辅 来源:采实文化
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