如何快速整理工作流程（S.O.P.）？（图片来源：Adobestock）
如何快速整理出工作手册？
带领新人或他人快速上手，是身为职场资深人士的必备能力。
目前手上的工作能有代理人或备用人员处理的话，要请假、要升迁都会比较容易。一般情况下，多数人不喜欢担任职务代理人的角色，毕竟要了解自己未从事的职务总要经过一番摸索，会使得自己的工作效率变差，这时心智图就能派上用场了。
稍具规模的公司，为求工作品质一致，会建立一套工作手册，让不熟练该工作内容者能有所依循。一般来说，操作性事务较容易建立详细且完整的标准作业流程（S.O.P.），换言之，容易建立S.O.P.的工作也是容易被机器人或人工智能（A.I.）取代的工作。
往正面的角度思考，如果能把手上工作建立出S.O.P.，就有机会越快将这些低阶作业流程外包给机器人或人工智能或新人，让自己晋级处理更高阶的作业流程与承担更大的责任。
近几年许多新创公司，或有一定员工数的中小型企业，都希望自己的公司能像Google一样成为一流企业，自己能成为求职者心中的幸福企业，希望能招揽到一流优秀人才。但员工不是机器人，会有情绪的变化，就算是一流优秀的人才也会有难以突破的撞墙期，这时Google主管们与部属谈的内容常常是“有什么我可以帮你的？”“有什么事情降低了你的工作效率”，而非“你达成了多少目标？”（注1）。
越快建立S.O.P.，就能越快将低阶作业流程外包给机器人或人工智能或新人，让自己处理更高阶的作业流程与承担更大的责任。（图片来源：Adobestock）
我发现一个现象，很多老板都不在意的事实：越是一流优秀的人才，越不想浪费时间在处理跟目标无关的事情，这才是真正留住人才的关键。老板要把“会降低A级人才的工作效率的事物拿掉”当成是最重要的事情。
老板们务必要弄清楚，工作手册属于管理，并不属于领导。管理与领导完全不同，但两者都很重要。经理人是管理，把事做对。（注2）透过制作工作手册，也能促进反思工作流程的合理性与必要性。
第一步：从最容易的任务下手
先从小单元开始，依照任务或设备，建立工作手册。
这跟整理家务的道理是一样的，先从一小块地方（例如书桌）做起，不要从一整个空间（例如书房）开始整理，这样你才不会觉得难度好高而放弃。一项任务或一项设备就画成一张心智图，即使这张心智图上文字量很少也没关系。
这跟整理家务的道理是一样的，先从一小块地方（例如书桌）做起，不要从一整个空间（例如书房）开始整理。（图片来源：Adobestock）
注1：仆人式领导（Servant Leadership）由罗伯特．K．格林里夫（Robert K.Greenleaf）提出，此类领导者以身作则，乐意成为仆人，以服侍来领导。
注2：美国管理大师华伦．班尼斯（Warren Bennis）：“管理意味执行、完成、掌管、负责与处理⋯⋯经理人重行政，领导人重创新⋯⋯经理人以体制与架构为本，领导人以人为本⋯⋯经理人看得较短，领导人看得较长⋯⋯经理人接受现状，领导人挑战现状⋯⋯结论是经理人把事情做对，领导人做对的事情。”
我自己的习惯是先从容易的、简单的任务先下手。制作工作手册对我来说，只是任务的汇整与记录，低乐趣度的事情。
若从复杂的、困难的任务先下手，势必花费不少时间而觉得一直处于未完成的状态，这样心情会不好。
就像是玩游戏过关一样，先从困难度低的关卡开始，这样很容易就累积出自己每次都在前进的成就感。
第二步：整理手上所有的任务
开始汇整手上所有的任务或设备，画出一张类似书籍大纲概念的心智图。那么刚刚第一步中所画的那些心智图，立即成为本图的“mini mind map”（心智图中的心智图）了。
（图片来源：采实文化提供）
每年都要进行一次的办公室大扫除，可能都是由不同的人来进行，若是能建立一张大扫除后如何归位的心智图，那么不管是谁来进行，都能快速完成。另外，若今年有需要微调之处，进行者也只要修改本张工作手册心智图即可。
第三步：定期整理工作手册
可以每隔半年或每一年就重新思考一下，还有哪些部分需要删与减，删减过后才可以填写新增的部分。
这样做的原因是为了要避免我们大脑偷懒，一旦先新增，大脑就会觉得这张心智图完成了（禀赋效应关系），就懒得再去思考还可以再减化哪些流程。
若工作手册超过半年都完全没有更新，表示我们不断使用过去习惯在处理事情，大脑已经停止思考是否有精益求精的可能性了。
切记！所谓的“整理”，就是要“去芜存菁”，不是把现有的东西重新排列喔。
本文整理、节录自胡雅茹《极速解决工作难题的心智图大全》一书，文章仅代表作者个人立场和观点。由采实文化授权转载，欲阅读完整作品，欢迎参考原书。
